Mengelola Sumberdaya Keuangan Universitas

Sobat dunia kampus, artikel kali ini membahas bagaimana mengelola sumberdaya keuangan kampus yang efektif dan efisien. Topik ini tentu menarik untuk diulas terlebih sumberdaya finansial perguruantinggi menjadi faktor kunci terlaksananya kegiatan dan layanan tridarma – Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat. 

Gambar oleh S K dari Pixabay

Pada dasarnya terdapat perbedaan yang signifikan dari profil keuangan dan kerumitan operasi antara perguruan tinggi yang sumber pendapatannya dari penelitian dibandingkan dengan perguruan tinggi yang sumber pendapatannya hanya dari Pendidikan atau pengajaran.

Keberhasilan penelitian dan pengajaran yang dilakukan oleh perguruan tinggi terletak pada stabilitas keuangan dan pengelolaan keuangan yang baik, di mana hal ini dapat dicapai dengan adanya ketersediaan serta pengalokasian sumber daya yang tepat, pemahaman yang baik mengenai laporan keuangan dan administrasi.

Kehidupan akademik sebuah universitas terletak di jurusan-jurusan dalam universitas tersebut. Berkaitan dengan hal ini, central steering core memiliki peran memberikan dukungan terhadap ambisi tiap-tiap jurusan dan mengelola proses tersebut yang akan mewujudkan ambisi tersebut dalam rangka pencapaian sasaran strategis universitas. Tanggung jawab dari central steering core adalah menentukan siapa yang akan memberikan dukungan dan bentuk dukungan pada inisiatif yang muncul dalam cara yang dapat mendorong munculnya gagasan-gagasan baru lainnya.

Tanggung jawab ini berkaitan dengan manajemen strategik yang dilakukan oleh universitas. Universitas yang baik akan mendorong terciptanya iklim pengembangan dan inovasi yang kondusif, di mana gagasan-gagasan baru diberi dukungan dan inisiatif diberikan penghargaan. Merujuk pada hal tersebut, manajemen strategik harus dibangun berdasarkan ambisi lembaga, tekanan kompetisi, dan kesadaran bahwa dalam iklim kompetisi pasti ada pihak yang menang dan kalah. Dalam iklim yang kompetitif, manajamen strategik berkaitan dengan penciptaan keberhasilan, dan bukannya mempertahankan status quo.

Sebagian besar universitas mengalami kegagalan berkompetisi karena faktor-faktor berikut ini: struktur yang kaku, kegagalan mengenali dinamika dari lingkungan yang berubah, proses pengambilan keputusan yang hirarkis dan konservatif, serta keengganan untuk berkompetisi.

Terdapat perbedaan mendasar pengelolaan keuangan diantara berbagai perguruan tinggi, yang timbul karena adanya perbedaan komitmen terhadap penelitian. Universitas yang berorientasi pada penelitian, secara eksplisit maupun implisit, memliiki komitmen untuk berkolaborasi dengan lembaga lain dan dengan sendirinya berbagi kendali finansial dengan lembaga lain (perusahaan, dsb). Hal ini berdampak pada tuntutan terhadap kinerja dan akuntabilitas serta sistem finansial yang sehat yang memuaskan bagi pihak penyandang dana maupun stakeholders lainnya.

Walaupun perbedaan tersebut di atas berdampak pada adanya perbedaan struktur organisasi untuk pengelolaan keuangan dan penetapan strategi-strategi keuangan, tetapi lima prinsip-prinsip besar kesuksesan dalam pengelolaan keuangan tetap sama, yaitu: 1) Adanya kestabilan keuangan yang merupakan kunci kesuksesan dalam menjalankan kegiatan akademik; 2) Adanya pengelolaan keuangan yang baik serta pemahaman akan indikator kinerja keuangan; 3) Pengeluaran yang dilakukan oleh tingkat manajemen puncak perguruan tinggi merupakan pesan yang akan terkirim ke seluruh institusi yang ada dan akan menjadi kultur universitas; 4) Risiko-risiko yang akan dihadapi harus di perhitungkan dengan matang tetapi jangan terlalu pelit dalam melakukan kegiatan investasi untuk menjamin diperolehnya dampak yang memuaskan, dan: 5) Pengelolaan keuangan yang baik mensyaratkan adanya pesan-pesan (perintah) keuangan ketika menghadapi masalah seperti kegagalan memenuhi target keuangan. Hal ini harus diselesaikan dengan memberikan peringatan dan penanganan dengan cara yang efektif.

Perguruan tinggi yang berorientasi pada penelitian tidak mungkin mampu mempertahankan daya saingnya dengan hanya mengandalkan sumber pendanaan dari pemerintah. Reputasi universitas (Good university image) adalah hal yang menguntungkan bagi universitas untuk memperoleh sokongan dana. Tetapi ada juga perguruan tinggi baru (asumsi: belum memiliki reputasi) yang berhasil, di mana hal ini dimungkinkan karena kemampuan universitas tersebut bersaing dalam persaingan yang berorientasi pada sistem pasar.

Secara umum, asset-aset kunci bagi universitas dalam menghasilkan penerimaan meliputi: kapabilitas manajerial, reputasi akademik, lokasi, staf, dan bangunan (prasarana), di mana umumnya aset-aset tersebut satu sama lain saling berkaitan.

Clark (1998) menyatakan bahwa pengembangan diversifikasi dari sumber-sumber penerimaan merupakan karakteristik kunci dari entrepreneurial university. Akan tetapi Clark menegaskan bahwa proses-proses diversifikasi sumber pendapatan yang merupakan ciri kewirausahaan merupakan arahan/tuntutan yang lebih bersifat akademis daripada finansial. Visi kewirausahaan yang dikemukakan oleh Clark tidak menjadikan sumber penerimaan sebagai titik akhir, melainkan merujuk pada hal-hal yang lebih jauh yaitu aktivitas akademik yang inovatif, misalnya penciptaan struktur mata kuliah baru yang dapat menghasilkan penerimaan, penyelenggaraan proyek penelitian yang menarik investasi dari luar secara signifikan, atau kapasitas staf akademik secara individu untuk mengembangkan aktivitas baru yang dapat menghasilkan penerimaan. Kemampuan melahirkan produk akademik yang inovatif dan kemampuan memperoleh penerimaan umumnya akan berjalan beriringan, dan universitas yang berhasil akan memperoleh cara untuk memadukan aktivitas kedua aspek tersebut melauli penciptaan bentuk organisasional baru, misalnya Pusat (center),Lembaga (institut), atau Program (programmes). Satu hal yang penting untuk diperhatikan di sini adalah, konteks kewirausahaan di atas harus disertai dengan pemahaman yang jelas tentang manfaat finansial dan akademik yang diberikan serta biaya yang harus dikeluarkan oleh lembaga.

Aktivitas-aktivitas yang merupakan bagian dari pengelolaan pemerintahan dan yang dikelola oleh sektor dunia usaha, dalam praktiknya memiliki saling keterkaitan. Oleh karena itu, secara alami keberhasilan satu aktivitas akan memperkuat keberhasilan aktivitas lainnya. Akan tetapi manfaat yang sesungguhnya yang harus dicapai adalah aktivitas yang berbeda secara sadar digunakan untuk memperkuat aktivitas lainnya.

Hal penting yang harus diperhatikan adalah aktivitas yang ditujukan untuk menghasilkan penerimaan harus memberikan surplus/profit. Surplus inilah yang harus dijadikan sebagai indikator keberhasilan kinerja, dan bukannya penerimaan. Berkaitan dengan hal tersebut, langkah penting yang harus dilakukan adalah menciptakan mekanisme dan sistem finansial serta kesadaran yang akan menjamin bahwa institusi (universitas, fakultas, jurusan, prodi) memahami biaya-biaya yang harus dikeluarakan.

Menghasilkan surplus jauh lebih sulit daripada menghasilkan penerimaan, oleh karena itu universitas perlu menugaskan sebuah tim khusus untuk menanganinya. Langkah awal yang harus dilakukan adalah mendirikan dewan/komite yang bertanggung jawab atas proses aktivitas yang berlangsung. Untuk itu, berbagai arus penerimaan harus diidentifikasi dan mekanisme akuntansi harus diciptakan agar dewan dapat menilai perkembangan tiap arus penerimaan dan surplus dibandingkan dengan yang diestimasikan. Pada tahap ini, pengelolaan yang dilakukan oleh dewan/komite meliputi kegiatan memonitor kegiatan dan menjamin bahwa penanggung jawab kegiatan dapat mengkomunikasikan kesulitannya serta mendapatkan solusinya.